Cuando hablamos de Registro Mercantil, ¿de qué estamos hablando? Fundamentalmente, de una oficina de carácter público en la que se inscriben y se da publicidad a los actos y hechos relativos tanto a los empresarios individuales como a las sociedades mercantiles. La inscripción en el Registro Mercantil de esos actos y hechos permite que los mismos sean conocidos por el público.

El hecho de que el Registro Mercantil sea público permite que cualquier persona podrá consultar, obtener copia o certificación de los actos inscritos en él. En vistas a facilitar la localización de los actos registrados por cualquier empresario o sociedad mercantil, el Registro Mercantil se lleva por el sistema de hoja personal.

El Registro Mercantil, organizativamente, está integrado por los Registros Mercantiles territoriales (que están establecidos en todas las capitales de provincia y en algunas ciudades importantes) y por el Registro Mercantil Central, que tiene su sede en Madrid. Unos y otros, tanto los Registros Mercantiles territoriales como el Registro Mercantil Central, dependen del Ministerio de Justicia y lo hacen a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Cada uno de los Registros Mercantiles está a cargo de uno de varios registradores mercantiles. Un registrador mercantil es un jurista profesional del derecho que ejerce una función pública y cuyo cometido principal es el de calificar y controlar, bajo su responsabilidad, la legalidad de aquellos documentos que le llegan.

Principios y funciones del Registro Mercantil

El funcionamiento del Registro Mercantil se rige por una serie de principios y esos principios son:

  • Obligatoriedad
  • Legalidad
  • Tracto sucesivo
  • Publicidad

Basándose en dichos principios, el registrador de la propiedad cumple con las siguientes funciones:

  • Inscripción de datos y documentos mercantiles en el Registro.
  • Inscripción de empresarios individuales y demás sujetos establecidos por la ley. Los empresarios individuales no están obligados a inscribirse en el Registro Mercantil. Dicha inscripción es potestativa. Solo el empresario naviero individual está obligado a inscribirse en el Registro, según lo dispone el Código de Comercio. Por su parte, las sociedades mercantiles sí están obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil. De hecho, no adquieren personalidad jurídica hasta que no están inscritas en el mismo. A la hora de inscribirse en el Registro Mercantil, las sociedades deben hacerlo en el correspondiente a su domicilio social. Esta inscripción es el primer asiento del historial registral de la sociedad. Tras él se inscribirán todos los demás: nombramiento o cese de administradores, nombramiento o cese de apoderados, aumento o reducción de capital, etc. Al igual que las sociedades mercantiles, están obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil las entidades de crédito, seguros y sociedades de garantía recíproca, las instituciones de inversión colectiva y fondos de pensiones y las agrupaciones de interés económico. La Ley de Procedimiento Administrativo establece que aquellas entidades que, obligadas a su inscripción, incumplan sus obligaciones registrales, podrán ser sancionadas con multas que oscilan entre los 300 y los 3.000 euros.
  • Legalización de los libros de empresarios, es decir: los libros oficiales de contabilidad, que son el libro Diario y el libro de Inventario y Cuentas Anuales. Los empresarios están obligados a presentar estos libros en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre de ejercicio social. Habitualmente esa fecha límite de presentación de los libros, teniendo en cuenta que las empresas cierran el ejercicio con el año natural, es la del 30 de abril.
  • Tramitación de expedientes para el nombramiento de auditores de cuentas y expertos. Entre las potestades con que cuenta el Registro Mercantil figura la de designar al auditor de cuentas de una sociedad cuando alguien que alegue un interés legítimo eleve al Registro una petición fundada.
  • Depósito de cuentas anuales de aquellos sujetos que, por ley, están obligados a hacerlo. Las cuentas deben ser aprobadas dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Una vez aprobadas, las empresas disponen del plazo de un mes para registrar dichas cuentas en el Registro Mercantil. Así, teniendo en cuenta que el ejercicio acostumbra a cerrarse el 31 de diciembre; las empresas podrán aprobar esas cuentas hasta el 30 de junio y tendrán de plazo hasta el 31 de julio para inscribirlas en el correspondiente Registro Mercantil.

En resumen, la función básica de un registrador mercantil es garantizar, mediante información pública, la seguridad jurídica y la transparencia en las relaciones de ámbito mercantil.

Finalmente, debemos señalar que el Registro Mercantil Central, sito en la calle Príncipe de Vergara, 94, de Madrid, tiene, como registro central que es, una serie de funciones específicas. Entre ellas destacan la de ordenar, tratar y dar publicidad a los datos que reciba de los Registros Mercantiles territoriales y la de publicar el BORME o Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Dentro de las responsabilidades del Registro Mercantil Central figura también la de gestionar la sección de denominaciones. Esta sección se encarga de registrar las denominaciones de todas las entidades inscritas en el Registro y aquéllas sobre cuya utilización exista alguna reserva temporal.