Con el nombre de protocolo familiar conocemos el compromiso redactado por los miembros de una familia empresaria con el fin de poder alcanzar y asegurar a través de la actual y de futuras generaciones el parámetro de éxito de la empresa familiar. Dicho parámetro de éxito se sostiene sobre dos columnas. Una es la de la rentabilidad. La otra, la de la armonía entre todos los miembros de la familia.
Dicho de otro modo: cuando hablamos de protocolo familiar estamos hablando de las reglas de juego consensuadas en el seno de la familia para que cada miembro de ella sepa en todo momento qué papel asumir dentro del objetivo conjunto de cuidar y acrecentar el patrimonio común para, de ese modo, poder legarlo a la siguiente generación.
Estas reglas del juego de las que hablamos son un instrumento imprescindible que debe servir a la familia para convertirse en una familia empresaria que lucha por un futuro y un objetivo común. Para que resulten efectivas, dichas normas deben cumplir una tarea no siempre demasiado sencilla: conseguir que lo personal no interfiera en lo empresarial.
¿Cómo se elabora un protocolo familiar?
Para redactar este documento del que hablamos es necesario que se lleve a cabo un ejercicio de reflexión y discusión entre los accionistas y futuros accionistas de la empresa familiar. Para que dicho ejercicio de reflexión y discusión resulte efectivo es imprescindible que en dicho proceso de reflexión y discusión participen los miembros de las próximas generaciones. Ellos, al fin y al cabo, están llamados a desempeñar un papel capital en el futuro de la empresa.
En el redactado de esas normas debe reinar el consenso. ¿Esto qué quiere decir? Que las cláusulas, más que votadas, deben ser pactadas. Votar y decidir por mayoría sólo conduce a crear vencedores y vencidos, lo que no resulta nunca positivo cuando de conseguir un objetivo común se trata.
Pero alcanzar el consenso no es una tarea fácil. Para alcanzarlo, hay que eliminar aquellas barreras que lo bloquean, así como los comportamientos individualistas.
Solo favoreciendo el sentido de grupo y estableciendo un sentido de la reciprocidad será posible llegar a ese acuerdo. Para alcanzarlo es imprescinbible que se asuma que el documento que se quiere pactar y firmar es una herramienta que no sólo beneficiará al conjunto del grupo sino también a cada miembro de la familia en particular.
Modelos de protocolo de empresa familiar
El pacto o acuerdo que se recoge en el protocolo de una sociedad de estas características debe redactarse a medida de las propiedades intrínsecas de la propia familia.
En algunos casos, puede redactarse primando por encima de todo los intereses de la empresa. En estos casos, la familia se adaptará o debería adaptarse a dichas necesidades. En otros, será la propia empresa la que deberá ser creada con vistas a adaptarse a las necesidades o características propias de la familia.
No hay un tipo de documento de pacto que, por principio, sea mejor que otro. Aquél en el que todos los participantes y firmantes del mismo se sientan más a gusto y en el que la sociedad, al mismo tiempo, funcione correctamente, aquél será el mejor.
El Real Decreto de Protocolo Familiar (Real Decreto 171/2007 de 9 de febrero) determina que al elaborar un documento de este tipo hay que tener presente que debe recoger y especificar los siguientes puntos y aspectos:
- Prólogo. En él se define quién participa en la empresa, qué objetivo tiene la misma y cuáles son los valores que la definen.
- Sección o apartado del texto en el que se especifique cuál será la función o trabajo que los familiares van a desempeñar en la empresa. En este apartado se deben indicar los requisitos a cumplir, los familiares que trabajarán en la sociedad y qué faena desempeñarán. También se especificará, por ejemplo, si todos los miembros del grupo deberán trabajar en ella y si lo podrán hacer los familiares políticos. También se debe especificar en esta parte del documento quién está capacitado para despedir a aquel miembro de la sociedad que no cumpla con las obligaciones contraídas al firmar este documento.
- En un apartado deben especificarse también los órganos de gobierno de la sociedad. Éstos suelen ser la Junta de Familia, el Consejo Familiar y los Comités de Seguimiento.
- En los respectivo a la propiedad, los miembros de la familia deben discutir quién podrá poseer acciones de la empresa, cómo actuar en caso de que alguien quiera venderlas, qué postura adoptar ante la posibilidad de vender la sociedad, cómo asegurar la reinversión necesaria, etc.
- Un último apartado debería recoger, por ejemplo, hasta qué edad podrán ocuparse puestos de gestión en la empresa. O cómo se elegirán a los sucesores. O cómo se evaluará y quién evaluará a dichos sucesores.
No hace falta decir que unas familias harán hincapié en unos aspectos determinados y otros lo harán en otros. Cada protocolo nacerá marcado con las características propias de cada familia.
Una vez realizado el protocolo familiar éste debe implantarse. Para ello, y una vez consensuado, deberán elaborarse los documentos legales que se deriven de él y establecer los órganos de gobierno que en él se describen para que dichos órganos empiecen a funcionar cuanto antes.
