El problema de los impagados siempre ha existido. Es tan antiguo como son los negocios. Siempre hay quien elude el compromiso de satisfacer las deudas contraídas bien sea por un problema económico circunstancial, bien con ánimo defraudador. Cuando llegan las épocas de crisis, los impagados se multiplican de manera importante, lo que tiene un efecto letal sobre la economía. Y es que la acumulación de impagados acaba convirtiéndose en una inmensa bola de nieve que, rondando, rodando, se lleva por delante a un montón de empresas que se ven obligadas a bajar la persiana.
¿Qué hacer para reducir la posibilidad de que esos impagados se produzcan y para, en caso de que se hubieran producido, poder cobrarlos? ¿Cómo cobrar una factura impaga?
Ante todo, y para tener la autoridad moral y jurídica suficiente para poder realizr una reclamación de impagados, es imprescindible el haberse ajustado a la legalidad a la hora de realizar una venta. Para ello, nada mejor que emitir la factura no sólo ajustada a derecho sino también respetando las condiciones de compra pedidas por el deudor.
Algo que un empresario debe tener claro a la hora de intentar cobrar facturas impagadas es que no hay que tener miedo de perder como cliente al deudor ni de deteriorar las relaciones con él.
La reclamación de un impago debe realizarse siguiendo las más estrictas normas de cortesía empresarial. Hay que pensar que, en la mayor parte de los casos, el deudor lo es porque está pasando una mala racha. Por eso hay que ser educado y, al mismo tiempo, inflexible en la reclamación del pago. Sólo así se podrá cobrar un impagado.
A la hora de realizar este tipo de reclamaciones es fundamental el hacerlo lo antes posible. Con ello se demostrará que se es una empresa eficiente que controla la gestión de cobros y que está al tanto de sus números.
Actuar de este modo proporciona imagen de seriedad, algo que, a nivel psicológico, suele tener un efecto positivo sobre los deudores. Ellos, al constatar esa celeridad en la reclamación de un cobro vencido, valoran a quien realiza la reclamación como una empresa seria y la colocan en los primeros lugares de la lista de posibles pagos.
Antes de reclamar el pago de una factura es importante obtener la máxima cantidad de información posible respecto al deudor. Saberlo todo del cliente al que se ha de reclamar servirá para personalizar al máximo la reclamación, algo que, a la larga, servirá para recobrar el impagado.
Para personalizar la dicha reclamación será fundamental valorar la cuantía de la deuda, el tipo de empresa a la que se tiene que reclamar el pago de la misma, el sector de actividad económica a que se dedica, la localización geográfica en que se halla ubicada, la forma jurídica de la misma y la personalidad del interlocutor.
Este último aspecto es fundamental. Cada persona es un mundo y cada una necesita un tipo determinado de trato para reaccionar de manera positiva para cumplir el que debe ser nuestro objetivo fundamental: cobrar lo que se adeuda.
Presión gradual sobre el deudor
Conociendo todos los datos anteriores se podrá preparar previamente la gestión que deberá servir para el cobro impagados. No todas las situaciones exigen las mismas estrategias.Graduar los procedimientos de reclamación y dosificar el uso de los mismos es de capital importancia para alcanzar el éxito buscado.
Por regla general la reclamación debe iniciarse con un tono casi amistoso. Será a medida que pase el tiempo sin que se haya satisfecho la deuda cuando el acreedor podrá incrementar la presión de manera gradual.
Pueden utilizarse muchos medios. La correspondencia, el fax, el teléfono, el correo electrónico o la visita personal son los métodos más comunes. En ocasiones, lo que no se arregla mediante mails de ida y vuelta se acaba arreglando con una conversación cara a cara.
A la hora de reclamar una deuda puede darse la situación de que el deudor, pese a su intención de pagar, no dispone de liquidez suficiente para poder hacerlo. El acreedor, que debe poseer entre sus virtudes empresariales la de tener una buena capacidad negociadora, deberá buscar una solución que, a medio plazo, le posibilite el cobro de lo adeudado.
Para ello, obtener un reconocimiento de deuda por parte del deudor y conseguir que unas garantías que hagan fiable el pago de la misma apoyen dicho reconocimiento son aspectos fundamentales para conseguir que la deuda sea satisfecha.
El recurso de acudir a instancias judiciales para dirimir el conflicto siempre está al alcance de la mano del acreedor que desea recobrar un impagado, pero este recurso sólo debería ser empleado en un caso extremo. Tampoco debe utilizarse la posibilidad de recurrir a él como instrumento de amenaza contra el deudor si no se está absolutamente convencido de utilizarlo de veras. Una amenaza no cumplida juega en contra de quien la utiliza, pues la credibilidad de ese alguien queda debilitada a ojos del deudor.
Vía judicial en el cobro de impagados
Si al final no queda más salida que acudir a las instancias judiciales para solicitar un procedimiento monitorio para hacer efectivo el cobro de deudas dinerarias o, en su caso, de un juicio cambiario para cobrar cheques, letras de cambio o pagarés, es importante para el acreedor a la hora de pugnar que se den las siguientes circunstancias:
- Que la deuda sea documentada con títulos que permitan la acción cambiaria; es decir, con cheques, letras o pagarés. La existencia de estos títulos permitirá que se pueda realizar un proceso cambiario.
- Que la deuda, sobre todo cuando es de un importe elevado, sea documentada con un reconocimiento de deuda firmado ante Notario y en el que se recoja unas fechas de pago y que esté apoyado por unos documentos de pago.
Cuando no queda otra opción que realizar una reclamación judicial no hay que eludirla. Un buen asesoramiento jurídico puede permitir el cobro. De hecho, en la mayor parte de los casos, y cuando no se ha producido éste por la vía amistosa, éste se produce cuando al deudor se le comunica la interposición de una demanda judicial. Esta demanda será fundamental, por ejemplo, para recuperar el IVA.
Lógicamente, lo que no hay que hacer nunca a la hora de intentar que se nos satisfaga una deuda es recurrir a medios ilegales. Las empresas de cobro de facturas impagadas deben actuar siempre dentro de la legalidad. Ni las amenazas, ni las coacciones, ni el hostigamiento o el acoso son medios lícitos para reclamar una deuda. Esas acciones están catalogadas como delitos y están penadas legalmente.
Tampoco es ético que el acreedor haga pública la situación económica del deudor, su deuda y sus dificultades de pago. La confidencialidad es una muestra de respeto que nunca debe perderse.
